人事総務の仕事は、会社という「組織」と、そこで働く「人」を支えるバックオフィスの役割です。業務範囲が非常に広く、未経験から目指す人にとっては全体像がつかみにくい職種ともいえます。
この記事では、人事・総務の違いと共通点、具体的な仕事内容、人事総務に向いている人の特徴などを解説します。応募する際の参考にしてみてください。
人事・総務の仕事とは？
人事と総務は別の業務として、大企業では部署が異なることが一般的です。しかし中小企業では同じ部署が人事・総務の業務を一手に担うケースも多く、多岐にわたる仕事となります。
ここでは、人事・総務のそれぞれの仕事内容をみていきます。
【人事】の仕事内容と役割
人事の特徴は「人」にフォーカスしていることです。採用・評価・教育といった、社員のパフォーマンスを最大化させることに尽力します。企業にとって人材は重要な経営資源。その採用から退職までをケアし、安心して働けるよう取り組んでいきます。
具体的な仕事内容は、以下の通り。
- 採用活動：求人票作成、面接調整、内定フォロー
- 教育・研修：新入社員研修や階層別スキルの向上支援
- 人事評価：評価制度の運用、昇給・昇進の管理
- 労務管理：給与計算、社会保険の手続き、勤怠管理
【総務】の仕事内容と役割
総務の特徴は「環境」にフォーカスしていることです。施設管理や備品管理、社内イベントなど、社員全員が働きやすい土台をつくり整えています。ただし総務の業務範囲は企業によってまちまちで、他部署が扱わない業務をすべて担うこともあります。
具体的な仕事内容は、以下の通りです。
- 施設・備品管理：オフィスのメンテナンス、オフィス用品の手配
- 文書・印章管理：契約書の管理や社内規定の整備
- リスクマネジメント：情報セキュリティ対策、法務的なチェック、防災訓練など
- 福利厚生の運営：社内イベント（入社式や社内レクなど）の企画・運営
人事と総務が包括されるメリット
人事は「人」、総務は「環境」にフォーカスする業務という違いはありますが、どちらも企業全体を支えるバックオフィスであることは同じです。
従業員の数が多い企業であれば別の部署として業務を分けられますが、中小企業の場合は少人数でバックオフィス機能をすべて担っているケースもあります。
人事と総務を包括することの最大のメリットは、人材を効率的に活用できることです。幅広い業務を一手に引き受けてもらうことで、主業務がスムーズとなり、人件費も削減できます。
また、人事と総務では求められるスキルが重なる部分も多く、人事に向いている人は総務にも向いている、逆もまた然り、という訳です。
人事総務に向いている人の特徴
では、人事総務に向いている人とはどのような人でしょうか。特徴をみていきましょう。
高いコミュニケーション能力
人事総務の仕事は、表面上の成果は見えにくいですが、社員が気持ちよくスムーズに働くためには欠かせない役割を担っています。各部署と関わることが多いため、ただ「話す」だけのコミュニケーション力だけでなく、人の話に耳を傾ける「傾聴力」と「交渉力」も必要とされます。
単に仲良く円滑な人間関係を築くというだけでない、高いコミュニケーション能力が求められます。
几帳面で正確
人事や総務の業務には、給与計算や契約書作成など、1文字・1円のミスも許されない業務が多くあります。そのため、人事総務で働くには、几帳面さと正確性が求められます。
正しく優先順位をつけ、几帳面にきちんきちんと業務を行い、しかも正確であることは、人事総務で働く人の重要な素質です。
口が堅い
人事総務では、社員の個人情報や給与などの重要な情報を扱います。また企業の経営判断に直結する情報も扱うため、秘匿守秘義務が生じます。
話してはいけないことや、仕事上知り得た情報を適切に扱い、人に漏らさない口の堅さが必要です。
柔軟な対応力
社内ではさまざまな突発的なトラブルが起こることがあります。人事総務ではそれらに冷静沈着に対応するスキルが求められます。
また労働法などの法律にも、改正の度に迅速に対応する必要があります。あらゆる変化やトラブルに柔軟に対応し、そのときのベストな選択をする能力があれば、人事総務に向いているでしょう。
人事総務の業務を通じて身につくスキルと資格
人事総務の業務は幅が広く、日々の実務を通じて得られるスキルは非常に汎用性が高いものです。どの業界でも通用する「一生モノの武器」として身につけることができます。
PC・ITスキル
人事総務では多岐にわたる書類を扱います。それらをPCとアプリケーションを駆使して作成するため、PCスキルが上がります。
Excelでは給与計算や従業員データの分析において、VLOOKUP関数やピボットテーブルを用いたデータ集計、さらにはマクロによる自動化など、高度な操作が身につきます。
また近年では「SmartHR」や「マネーフォワード」といったクラウド型の労務管理ツールや、Slack、Teamsなどのコミュニケーションツールの導入が一般的になっています。人事総務ではこれらのシステムを使いこなし、業務を効率化するDX推進能力も習得できます。
実務と法律の専門知識
人事総務では、労働基準法、社会保険、税務などの実務を行います。これらは法律やルールに基づいており、専門知識と実務経験が必要です。
残業代の計算方法や有給休暇の付与ルール、社会保険の加入条件などといった、社員の生活に直結するルールを正しく理解し運用することで、専門知識が身につきます。
これらは法改正も頻繁に行われるため、常に最新情報をキャッチアップする必要があり、人事労務で仕事をすることでアップロードされていきます。
問題解決能力
人事総務は社内の課題や不満の「相談窓口」の機能も担っています。離職率が高い、会議が長い、部署間の連携が悪いといった、曖昧な課題も持ち込まれるケースがあるため、原因を分析して解決する能力が養われます。
個別のトラブル対応に止まらず、「制度という仕組み」をつくって組織を改善する経験は、他部署では経験できない高いビジネススキルとなるでしょう。
より専門的な資格の取得
人事総務の業務を通じて、ある分野をより専門的に学びたい、資格を取得したいと希望する人もいます。資格はその分野の知識と経験があることの証明となるため、目指すキャリアがあれば取得するのもおすすめです。
スキルアップに通じるおすすめの資格は以下の通りです。
- 社会保険労務士：人事労務の最高峰国家資格。独立開業も視野に入れられる専門性が取得できます。
- キャリアコンサルタント：社員のキャリア形成を支援するための国家資格。採用や面談業務で大いに役立ちます。
- 衛生管理者：常時50人以上の規模の事業場で専任義務がある資格です。安全衛生やメンタルヘルス対策の知識が得られます。
- ビジネス・キャリア検定：人事総務など、職種別に実務知識を体系的に学べる公的資格。知識の基礎固めにおすすめ。
まとめ
人事総務は業務の幅が広く、企業にとっても社員にとってもなくてはならないバックオフィス業務です。人事総務のキャリアは、一度経験を積めば一生モノのスキルとなり、特定分野の第一人者やマネジメントへの道も拓けます。
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