総務の仕事について「何となく知っているけれど、今さら聞けない」と思っている方も多いことでしょう。会社の運営においてなくてはならない部署であり、その仕事内容は多岐にわたります。
ここでは、総務の役割や主な仕事内容、必要な資格やスキルなどについて解説します。
総務への就職や転職を考えているという方は、参考にしてみてください。
総務とは？企業における役割
総務の仕事内容を具体的に説明する前に、総務の企業における役割を理解しておくと良いでしょう。
総務の役割とは、以下の2つです。
- 会社運営をスムーズに行うこと
- 社員が働きやすい環境を整備・管理すること
総務はこのような役割を担うため、企業によっても業務の範囲が異なってきます。
人事や労務、法務などの業務を総務が兼務することも多く、幅広くさまざまな役割を果たしています。
総務の主な仕事内容
企業における総務の役割を踏まえた上で、基本的な総務の仕事内容を紹介します。
会社全体の運営サポート
総務では部署の垣根を越え、全社的な運営のサポートをしています。各部署で使用する文具やコピー用紙、プリンターのトナーなどの備品の在庫管理や発注をし、不足しないよう管理します。
各人が使用するPCやスマートフォン、電話などの端末、コピー機やプリンターなどのリース契約、デスク周りの備品まで、社員が使用するものの管理も総務の仕事です。
さらには快適な職場環境作りのために、施設管理も行います。清掃業者の手配や空調、防災設備、照明、植栽などがあります。社用車がある場合には、車や駐車場の管理も任されます。
社内行事の企画・運営
入社式や創業祭、社員旅行といった社内行事の企画や運営を行います。イベント開催のスケジュールや予算の管理、会場手配、参加人数の把握、社員への周知など、イベントに関わるすべてのことを担います。
また広報部がない企業では、社内の発行物も手がけます。社内報や社外向けのPR、広告、印刷物など、外注先とやりとりしながら制作していきます。
労務・人事に関わるサポート
企業によりますが、労務や人事の部署がない場合には、総務がこれらの業務を担います。
勤怠管理や給与計算、福利厚生の運用、社会保険手続の一部、採用活動など、専門的な分野を幅広く扱うため、知識や経験が求められます。
法務・コンプライアンス関連
法務やコンプライアンス関連の業務は、専門性が高くなりますが、会社をリスクから守る重要な業務です。多くの企業では専任の法務部がなく総務がこの役割を担います。
契約書の保管や管理台帳の作成、契約更新時期の管理など、契約書関係の管理・チェックを行います。法律に関わるため、専門的判断が必要な場合は弁護士などと連携をとることもあります。
就業規則や社内規定の整備や改定をサポートし、労働基準法や個人情報保護法など、法改正に合わせた対応が必要です。またそれを社内にわかりやすく周知する役割もあります。
ほかにも、個人情報漏洩や情報セキュリティの管理、リスクマネジメントやコンプライアンスに関する研修、株主総会・取締役会の運営サポートなど、多くの役割を担います。
社内外の調整・コミュニケーション
総務部は他部署との連携役としても重要なポジションです。部署間がスムーズに連携できるよう、橋渡し役を担います。
また経営側の意向を社員にかみくだいて伝えるのも総務の役割。経営層と現場の「通訳」としてのコミュニケーション能力も求められます。
そのため総務部では学歴や資格よりも、人柄や適正が問われることがあります。
総務に必要な資格やスキル
総務に特に必要な資格やスキルはありませんが、あると有利な資格やスキルを紹介します。
有利になる資格
企業によっては労務、人事、法務といった知識が必要となり、社内の経営陣や他部署、取引先との窓口業務も行うため、以下のような資格は持っておくと有利でしょう。
- 秘書検定
- 日商簿記
- ビジネス実務法務検定
- MOS など
PCスキル
総務部に限りませんが、現在は実務レベルのPCスキルが求められます。特にWord、Excel、PowerPointは必須ですので、使えるようになっておきましょう。
またキーボード入力もある程度のスピードでできることが望ましいです。
コミュニケーション力
総務は社内の調整役として、他部署と関わる機会の多い部署です。社内の経営陣ともやり取りをし、経営陣の意向を社員にわかりやすく伝える役割もあります。
総務では「資格よりも人間力が大切」といわれる所以です。
総務に向いているのは、こんな人
総務の業務は幅が広くオールマイティな部分があるため、何か1つに秀でているというより、マルチに何にでも興味を持てる人が向いているでしょう。
マルチタスクが得意
総務部は社内で「何でも屋」と呼ばれるほど、幅広い業務を担っています。1度に複数の仕事を同時進行しなくてはならず、短時間での切り換えが必要です。
マルチタスクが得意な人は、総務の仕事もパニックを起こすことなくこなしていけるでしょう。
人を支えることが好き
「総務がいなくては会社は立ち行かない」とまで言われるほどの重要な業務を担っていながら、決して目立つ花形の部署ではありません。「縁の下の力持ち」として人を支えることに喜びを見出せる人は、総務部での業務にやりがいを感じられるでしょう。
人をサポートし、その人が活躍することが嬉しいという人にぴったりです。
情報通
総務は社内の各部署と連携し、経営陣との間をつなぎます。会社運営にはなくてはならない橋渡し役であり、社内の意見やニーズを経営陣に伝えることができるのも総務です。
社内人脈とコミュニケーション能力を活かして、社員から情報を幅広く集められる情報通の人は、よりよい職場環境づくりに尽力することができます。
総務のやりがい・魅力
総務は未経験から挑戦できる仕事です。総務で働くことのやりがいや魅力を紹介します。
経営陣に近い立場で会社の全体が見える
総務は仕事内容の実態が見えにくい部署ではありますが、会社の中では経営陣に近い立場から会社全体を俯瞰する部署です。他の部署では見えない、会社経営が見えてくるため、将来起業したり、経営方面への転職を考えていたりする場合には、有利な経験となるでしょう。
他部署との関わりも多いため、社内コネクションもできやすくなります。
幅広いスキル・知識が身につく
紹介してきた通り、総務の業務は多岐にわたします。覚えることは多いですが、一通りできるようになれば幅広いスキルや知識が身につきます。
また会社全体を管理する立場なので、調整力やバランス感覚が高められ、円滑な人間関係にも活かせるでしょう。
人事・労務・経理などへのキャリアチェンジが可能
総務では幅広くさまざまな業務を行うため、その中で勉強して専門性を高め、人事や労務、経理などへのキャリアチェンジが可能になります。
総務でさまざまな業務に携わるうちに、自分の興味があること、好きなことが見つかる可能性もあり、より専門的な分野で進むことができます。
まとめ
総務は「縁の下の力持ち」と呼ばれるように、業務内容は幅広く、会社全体の運営を支えるのが仕事です。
特に必要な資格もなく、未経験からでも挑戦でき、マルチに活躍できるスキルを身につけることができます。
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