会議やプレゼンテーションで使う資料作成で、困ったことはありませんか？
プロのデザイナーのようにはいかなくても、見やすくわかりやすい資料ができれば「デキル人」として社内での株も上がりそうですよね！
就職活動でも履歴書や職務経歴以外に、ポートフォリオなどの提出を求められることもあるため、見やすい資料作成のコツは覚えておいて損はありません。今回は、どのようなコツを抑えれば整った資料になるのか、解説していきます。
【ポイント１】 見やすい文字
資料作成において第１のポイントとなるのは、文字の見やすさ・読みやすさです。そのためには、以下の項目に注目してみましょう。
- フォント
- 文字のサイズ
- 文字間隔と行間
フォント
フォントとは「書体」のことです。日本語には大きく「明朝体」と「ゴシック体」のフォントがありますが、実はそれぞれ適した使い方があるのです。
明朝体は小説など長い文章を読むのに使われ、長い時間読み続けても疲れにくいと言われています。
一方、ゴシック体は認識しやすく見やすい書体。キャッチコピーなどの短い文章や、タイトルなどに使うと目を引きます。資料作成の場合はうまく使い分けると見やすく読みやすい資料になるでしょう。
とはいえ、実際どのフォントを使えばいいの？という人に、おすすめのフォントを紹介します。フォントは使っているPCやアプリケーションによっても違うので、王道の２つはこちら。
- Windows→メイリオ
- Macintosh→ヒラギノ角ゴPro
これに統一するだけでかなり文字が見やすくなりますよ！
文字サイズ
文字サイズは、タイトル→大見出し→小見出し→地の文の順に小さくしていきます。
紙資料の場合の例）
- タイトル 18pt
- 大見出し 16pt
- 小見出し 14pt
- 地の文 10pt
スライド資料なら、地の文のフォントサイズは18pt以上が見やすいでしょう。PC画面だけではわかりにくいので、実際にスライドにしてみて見やすい大きさを調整してみてくださいね。
このように文字の大きさで強弱を付けることで、きちんと整理されどこが大事な部分かわかりやすくなります。
文字間隔と行間
文字間隔と行間は、フォントを変えておけばほとんど触らなくても読みやすくなりますが、用紙に入れたい範囲によっては変更することもあります。
その際、１度プリントアウトするなどして自分で読みやすい文字間隔、行間になっているか確認してみましょう。
文字と文字の間がギュッと詰まっていたり、離れ過ぎたりしているととても読みにくいので気をつけてくださいね。
文章の工夫
資料のための文章は、簡潔にまとめるよう心がけましょう。説明的に長い文章になってしまうと、文字ばかりが多くなり一目で見る人の読む気力を奪ってしまいます。
長い文章になりそうであったら、箇条書きを使うなどして見やすくなるよう工夫してみましょう。
【ポイント２】色使い
資料を作っていると「大事な部分ばかり」となり、たくさん色を使って強調したくなる気持ちはわかります。しかし、色が多いとごちゃごちゃして余計に大切な部分が伝わりにくくなってしまうのです。そこで、色は３つまでに絞ってみましょう。
基本カラー
ベースカラーとも言いますが、背景色となる部分です。
紙の資料ならベースカラーは基本的に「白」になりますが、スライドなどの場合は白に限りません。
テーマとも言うべき色になりますが、強調したい部分を目立たせるためにもあまり強い色は使わない方がいいでしょう。
メインカラー
資料の文字の大部分を占める色です。紙の資料なら背景の白に対して黒が一般的。
見出しや文章内の強調したい部分を目立たせる目的もあるので、あまり強すぎる色はおすすめしません。
企業や商品にイメージカラーがあるのなら、同じ色にするのもおすすめですよ。
アクセントカラー
特に注意を引きたい箇所に使う色のこと。ただし、使いすぎると本当に大事な部分が目立たなくなってしまうので、絞り込んで使ってくださいね。
文章だけでなく、資料にグラフや表が入る場合でも、上記の色ルールを守って作成すると、スッキリと見やすくまとまった資料になりますよ！
【ポイント３】グラフの使い分け
資料をわかりやすくするために、グラフはよく使われます。ただ、グラフにも種類があり、どのグラフを用いるかによって資料のわかりやすさが段違いに変わってくるのです。
目的にあったグラフを作成して見やすい資料にしましょう。
目的別・グラフの選び方
それではどんな資料にどのグラフを選んだらよいか、解説していきます。
- 棒グラフ…量の多い少ないを表す（各店舗の売上げ比較、月別の売上比較など）
- 折れ線グラフ…時間による推移を表す（月別売上の変化など）
- 円グラフ…ひとつのものを構成している割合を表す（売上全体の実売商品この構成比、購入者層の年代別構成比など）
- 帯グラフ…円グラフの構成比を年別、月別の変化を表す
- 積み上げ棒グラフ…折れ線グラフで表現できない事実の要因や内訳を表す
これらのグラフを適切に使い分けると、一目瞭然でわかる資料になります。単純にグラフにすればいいのではなく、用途に応じて使い分けてみてくださいね。
グラフの色使い
グラフにおいて色を使うのはとても重要です。項目がたくさんあれば色をたくさん使いたくなりますが、ここでも色はできるだけ絞りましょう。
その際大切なのは、「このグラフで伝えたいことは何か？」を考えること。
１番強調したい部分が目立つように、配色を考え多色使いを控えると、わかりやすいグラフになります。
全体に統一感を持たせる
さて、ここまで文字・色・グラフと３つのポイントを紹介してきましたが、ひとつひとつはよくできていても、全体のまとまりがないと残念な資料になってしまいます。
最終的な仕上げとして、全体的な統一感を出していきましょう。
文字の頭を揃える
フォントや文字の大きさは統一したのに、見出しや文章の頭の部分が揃っていないとがちゃがちゃした見た目になってしまいます。見出しの頭はスペース１個分、地の文の頭はスペース３個分など、資料内ルールを作って揃えましょう。
図形やグラフの大きさを揃える
せっかく作った図形やグラフをより見やすくするために、大きさを揃えましょう。強調したいなど理由があって大きさに差をつける以外は、揃えた方がキレイになります。
客観的に見直す
最後に校正もかねて全体を見直しましょう。誤字脱字がないか、グラフの数値に間違いはないか、レイアウトはきちんと整列しているかなど、３つのポイントも含めてチェックしてくださいね。この時大切なのは「客観的な目で見る」ということです。
自分は資料を作った本人ですから理解できても、人がパッとみて理解できるとは限りません。「誰が見ても一目でわかる」ことを意識して、見直してみましょう。
第三者に見てもらうのも、いい方法ですよ。
まとめ
資料作成はポイントさえ掴めば、見やすくわかりやすいものができます。ひと手間をかけることで格段に見やすくなるので、工夫してみてくださいね。
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