事務職といえば昔から女性に人気の職種というイメージがありますが、その仕事内容も種類も幅広く向き不向きがあります。
未経験やアルバイトでも募集があり、メリットの多い事務職ですが、どのような人が事務職に向いているのでしょうか。
この記事では、事務職の仕事内容や種類、メリット・デメリットを紹介します。また事務職に向いている人の特徴や、未経験からでも採用されるコツを解説するので、事務職に応募してみたい人は参考にしてみてください。
事務職の仕事内容は？
まずは事務職の仕事内容からみていきましょう。自分に向いているかどうかがある程度判断できます。
書類の作成・ファイリング
事務職のメインの仕事ともいえるのが、書類の作成や処理、ファイリング、整理です。企業の仕事には見積書や請求書、納品書、契約書、伝票、給与明細、社会保険関連など、部署によってさまざまな書類が必要不可欠。
それらの書類の作成からファイリングまで任されています。
データ入力
業種や業務形態によって扱うデータはさまざまですが、データ入力は事務職が担当しています。商品や売り上げ、在庫管理に関するものや、社員の勤怠なども扱います。
中にはお客さまの購入データや住所、社員の個人情報など大切なデータを取り扱うこともあります。
電話・来客応対
現在では営業職など担当の携帯電話に直接電話がかかってくることも多いですが、企業の代表番号にかかってくる電話に応対するのは事務職の仕事になっていることがほとんど。
また来客があれば要件を伺って応接室などに通し、担当者に繋げたり、お茶を出したりすることも担います。
その他の仕事
会社には他にも雑務があります。例えば会社宛に届く郵便物の仕分けや、自社からの発送の手配なども事務職が担うことが多いです。
また総務部のない会社では、備品の管理や発注、会議の運営などを行うこともあります。
事務職の種類
事務職というと、上記で紹介したような一般事務の仕事を思い浮かべるでしょう。事務職の種類には、以下のようなものがあります。
- 営業事務
- 経理事務
- 人事・労務事務
- 総務事務
- 法務事務
- 貿易事務
- 医療事務
- 学校・大学事務 など
営業事務は営業担当者の指示で見積書や請求書の作成を行うなど、特に専門的な知識は必要ないでしょう。
ただし部署に配属される事務職は一般事務に加えて特有の知識が必要な場合があります。
例えば経理事務であれば、日時業務として経費精算や伝票の発行、仕訳入力などがあります。月次業務として請求書の発行、買掛金の振り込みなど、また年次業務では決算書や財務諸表の作成など、簿記の知識が必要でしょう。
また採用や社内研修、給与計算、社会保険などを扱う人事や労務での事務も専門の知識やコミュニケーション力が必要です。
未経験から事務職に挑戦するなら、一般事務か営業事務が良いでしょう。
事務職のメリット
事務職のメリットをみていきましょう。
PCスキルが上がる
事務職では書類作成やデータ入力など、ほとんどの仕事にパソコンを使います。基本的にWordやExcelは使うため、業務をこなすほどPCスキルが上がります。
PowerPointやAccessも使えるようになると、さらに喜ばれます。
コミュニケーション能力が上がる
事務職は社内のさまざまな部署とのつながりが多く、頼まれ事をすることが多い部署です。また電話や来客応対も行うため、ビジネスマナーが身に付き、コミュニケーション能力もアップします。
プライベートな時間を確保しやすい
事務職はサポート業務が多いので、急に新たな仕事が入ってくることが少ない仕事です。そのため残業になることもあまりなく、計画的に自分のペースでスケジュールを組みやすくなります。
育児やプライベートを重視する人には、時間を確保しやすい職種でしょう。
ただし経理事務の決算期など、事務職の種類や業務によっては繁忙期があります。
事務職のデメリット
事務職のデメリットとしては、仕事がルーティンになりがちなことがあげられます。長く務めても仕事内容に変化がなく、営業のようにがんばった分だけ給与に反映されることもありません。
また事務職は仕事の幅が広いため、さまざまな仕事を振られます。書類作成をしながら電話や来客の応対をし、社員に頼み事をされれば優先させる必要があることも。
さまざまな業務を同時進行させなければならず、業務に集中できないこともあります。
事務職に向いているのはこんな人
メリット・デメリットがわかったところで、事務職に向いている人の特徴が見えてきました。
人のサポートが好き
事務職の主な業務はサポート業務です。ほかの社員のサポートを通じて企業に貢献し、裏方として役に立つことに喜びを感じられる人に向いています。
逆に自分が表舞台に立ちたい人には不向きかもしれません。
コツコツと地道な作業が好き
事務職や細かい数字を入力したり、大量の資料や書類を整理したりといった、地道な作業が多いです。このようにコツコツと行う作業が苦にならず、片付いたときに喜びを感じられる人は事務職に向いているでしょう。
臨機応変に対応できる
事務職は自分が作業していても、社員からほかの仕事を頼まれたり、来客や電話には一旦手を休めて応対したりしなければなりません。突発的なことにも対応する必要があるため、その場その場で考え、必要に応じて適切な行動が取れる能力が求められます。
スピーディかつ丁寧な仕事ができる
事務職は業務の幅が広くさまざまなことに対応しなければなりませんが、ミスが多いと信頼度が低くなります。スピードも正確性も求められるため、几帳面で丁寧な仕事ができる人が向いているといえます。
未経験から事務職に採用されるコツ
事務職といっても奥が深く、人気のある仕事なので競争率も高いのが現実です。未経験から採用されるためのコツを紹介します。
PCスキルが高い
事務職では間違いなくパソコンを使います。そのためパソコンスキルは必須。事務職の経験がなくても、WordやExcelが得意なら未経験であっても採用される可能性が高くなります。
基礎的なPCスキルを示せる「MOS」や「日商PC検定」「文書管理士検定」などを取得しておくと役に立ちます。
20代・第二新卒
ポテンシャル採用という意味では、20代・第二新卒であれば未経験からでもチャンスがあります。
成長が期待できることと、長く働けること、さらに社会人経験があるためビジネスマナーが身に付いていることで、未経験からでも事務職に採用されやすいでしょう。
ビジネスマナーが備わっている
事務職は電話や来客応対があるため、企業の窓口となる職種です。取引先に失礼がないよう、ビジネスマナーが備わっている人は未経験であっても採用されやすくなります。
ビジネスマナーの有無を示すには「秘書検定」「ビジネス実務マナー検定」などがあります。
まとめ
事務職は女性に人気が高く、未経験からでも挑戦できる機会も多い職種です。自分が事務職に向いているのか見極めた上で、魅力的な企業に応募してみましょう。
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