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円満な退職の仕方。よくあるトラブルを回避するには?【後編】

円満な退職の仕方。よくあるトラブルを回避するには?【後編】
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夏休みまであとひと息ですね。夏も本番になりつつありますが、今年も暑くなるのでしょうか?

さて、今回は前回のつづきです。円満にスムーズに退職するには、

  • 辞めるタイミング
  • 引継ぎの仕方
  • 失業保険について

を【前編】でお届けしましたが、今回は具体的な退職届の書き方や、辞めることが決まった後の過ごし方などについてご紹介します。

 

ところで、「退職願」と「退職届」の違いをご存知ですか?

「退職届」とは、退職が会社に認められた後、退職の意思表示をするために提出するものです。ここで疑問なのが、“退職が認められた後”ということ。そうです、実はその前に「退職願」というものがあり、こちらが「退職をしたい」と会社側に打診するものなのですね。

しかしながら、どちらも口頭でも認められるものであり、必ずしも提出も義務がある訳ではありません。口頭だと意志の強さが伝わらず、勘違いや聞き違いが起こることも。後々トラブルにならないよう、申し出の証明を目的として提出した方がいいでしょう。

「退職願」なのか「退職届」なのかは、会社側が退職を認めたか、認める前かで決めましょう。

ちなみに、「辞表」は会社の経営側にいて役職を辞める場合や、公務員が辞職する場合に提出するものです。

退職願・退職届の書き方

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退職願や退職届を出す前に、就業規則をチェックしましょう。就職する際に会社と結んだ「労働契約」を解除することになるので、その中にも退職についてのルールが示してあります。

就業規則に退職申し出の期限が明記してあれば、ルール違反によって退職願が受理されないケースも考えられますので、注意しましょう。

 

さて、退職願・退職届の書き方ですが、就業規則にフォーマットがある場合はそれを使います。何もなければ、自作します。パソコンでテンプレートをダウンロードしてもいいのですが、誠意を見せられる手書きをおすすめします。

ただし、退職願のテンプレートをお手本にするのはいいでしょう。

退職願・退職届の書き方のポイントを下記にまとめます。

 

  • 基本的に縦書き
  • 冒頭行(タイトル)は「退職願」または「退職届」とする
  • 文の頭は「私事」または「私儀」から始めますが、行の1番下から書き始める。自分のことを下に書くことで、へりくだる意味を込める
  • 退職理由は、自己都合である場合「一身上の都合により」と書く。会社都合で退職する場合は「退職勧奨に伴い」や「部署廃止のため」など、退職の理由を具体的に書く
  • 退職願の場合は「希望する退職日」、退職届の場合は「退職を合意した日付」を書く
  • 退職願は「退職いたしたく、お願い申しあげます」、退職届は「退職いたします」と表現する
  • 届出年月日は、実際に提出する日付を書く
  • 行の下方に所属と名前を書く。末尾に捺印も忘れずに
  • 宛名は直属の上司ではなく、組織の最高執行責任者(社長)にし、自分の名前より上に書く。敬称は「様」か「殿」

 

退職願・退職届の渡し方

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退職願・退職届を書いたら、便箋を三つ折りにします。折り順は、まず下から三分の一まで折り、上から下に折り重ねます。

封筒は白無地で郵便番号の枠がないものを用意しましょう。

封筒の表面に「退職願」または「退職届」と書きます。裏面左下には、差出人(自分)の部署と名前を行を変えて書きましょう。

三つ折りにした便箋を入れる方向は、便箋を広げた時、右上にくる角が封筒を表から見た時の右上に来るように。

きちんとのり付けして封をしたら「〆」の文字を書き入れましょう。

 

さて、退職願・退職届の準備が整ったら、実際に提出します。緊張する瞬間ですが、落ち着いて礼儀正しく行いましょう。

退職願などの宛名は社長になりますが、渡す相手は直属の上司です。

退職願の場合は、まだ退職する意思さえ伝えていない状態なので、申し出るとともに提出します。仕事の手すきの時間を見計らって、「お話があります、少しお時間よろしいでしょうか?」などと切り出してみましょう。

退職届の場合は、すでに会社側は受理済みなので「今までお世話になりました」など感謝の言葉を添えながら、両手で相手側に向けて渡してください。

 

退職を引き止められたらどうする?

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退職を願い出たのに、上司から引き止められたり、時間がないことを理由にズルズルと引き伸ばされたりする話はよく耳にします。そんな引き止めにあったらどうしたらいいでしょうか?

会社にとって、人材が抜けてしまうのは大きな痛手です。人員を補充するにしても、時間もコストもかかるのは事実。新たに雇った人材を教育するにも時間がかかりますので、1人が退職することで会社側にはデメリットがあるのです。

退職を引き止められないようにするには、このような会社や組織の負担をできるだけ軽くするように事前準備すること。そのために、これまで前編でも書いてきたような「やめるタイミング」や「引継ぎ」のことを考えておくべきなのです。

また、上司が納得いくような退職の理由をしっかり伝えることも大切です。もし、直属の上司が承諾してくれないようなら、その上の上司に相談してみましょう。

 

 退職の意思を上手く伝えるには?

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退職の理由によっては、会社側に受理してもらえず、退職願も受け取ってさえもらえないという場合も。引き止め方もさまざまなので、それぞれの対策を考えておきましょう。

「あなたは会社にとって必要」「給料アップするから残って」など、情や条件に訴えて引き止めるケースがあります。自分の能力が認められて嬉しく感じますが、ここは冷静になって自分が退職したい理由を思い出してください。

次にやりたい仕事があるといったしっかりした意思があれば、情や条件に流されることもなく、上司も納得してくれやすくなります。

反対に、退職の理由が「給料に不満」「残業が多い」「向いてない」といったものである場合、会社は「もう少し続けてみては?」「後任が見つかるまで待って」「部署転換しないか?」などと言って引き止める場合があります。

このような場合でも、「退職以外の道はない」という意思をはっきり伝えてください。勤務年数が短い場合など、上司の引き止めにも一理ある場合はあります。

やはり、相手を納得させるだけの明確な退職理由を考えることは最重要課題となります。

 

 退職までの過ごし方

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退職願が受理されて、退職することが決まっても、すぐに会社に行かなくてよくなる訳ではありません。中には、周囲の目が冷たくなって会社に行きにくいという人もいるようですが、最後まで責任を果たすことを大切に考えましょう。

職種にもよりますが、退職が決まったら社内外への挨拶回りをします。しかし、挨拶のタイミングは引継ぎの関係もあるので、上司と相談して決めます。

一般的には、社外には引継ぎに合わせて最終出社日の2〜3週間前、社内には最終出社日に挨拶回りを行います。

引継ぎは、上司の指示に従ってスケジュールを立てて行いましょう。

有給が残っている場合は、有休消化に入ることもあるので、その前までにすべてが終わるよう計画します。退職日を決める時に、有給がどのくらい残っているのか、買い取ってもらえるのか、消化できるのかをよく相談してください。

送別会などは、できれば気持ちよく参加してください。退職後にも、お世話になったお礼や送別会のお礼を忘れずに。

 

 まとめ

2週にわたってお送りした円満退職についての記事、いかがでしたか?言いにくいことこそ、丁寧に誠実に行うことがスムーズに行くポイントです。はたらくぞドットコムでは、働く人を応援しています。

 

 

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