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ビジネスメールのメリットを活かす!基本のマナーと好感度アップ

ビジネスメールのメリットを活かす!基本のマナーと好感度アップ
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気が付けば今年も残すところ後2ヶ月を切りました。2ヶ月あれば、まだまだ色んなことができますよ!焦らず地道にいきましょう。はたらくぞドットコムはいつでも皆さんを応援しています。
さて、今回のテーマはビジネスメールのマナーについてです。基本的なことから好感度アップするための方法までご紹介していきましょう。
まず知っていただきたいのは、ビジネスにおいてメールの位置するところです。電話との違いとメリットデメリットを見ていきましょう。
電話と違い、メールの文面は残るもの。つまり、相手にメモを取らせたり聞き間違えたりされるリスクがない反面、間違いや失礼があっても取り返しが付かないのです。また、メールには送る時間や相手の時間を拘束することもないというメリットがありますが、相手がいつ読むかわからない、文面では伝えにくいニュアンスもあるというデメリットも。
緊急の用件をメールで送っても、すぐに返事があるとは限らないため、用件によって電話とメールを使い分ける必要があります。メールだからといって、全くTPOを考えないと、相手に失礼ばかりか場合によっては迷惑をかけたり、損失となったりなることも。しっかりマナーを守った上で、メールでの好感度を上げていきましょう。

ビジネスメールの基本マナー
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ビジネスメールでまずやってはいけないのは、宛名の間違いです。相手の「会社名・部署名・役職名・名前+敬称」と順に書いていきますが、とにかく間違いのないよう何度も見直しましょう。
次に、件名を「○○のお打合せの件」「○月○日会議 参考資料のご送付」「【重要】会議場所変更先」など、件名から内容が推測できるようなものにしましょう。そうすれば、相手に優先順位を付けさせやすく、後で読み返す場合や詳しい内容を知りたい時にも探しやすくなります。
そして、複数の相手に同メールを送る場合の「TO」「BCC」「CC」の使い方です。「TO」はそのまま直接メールを送る相手のことなのでわかりやすいですが、「CC」と「BCC」の違いを明確に知っておく必要があります。
どちらも「TO」と情報を共有したいメンバーに対して使われますが、「CC」に付けた人のメールアドレスは、全員に見えてしまいます。一方で「BCC」は名前やメールアドレスが表示されないのです。社内でのやり取りであれば「CC」でも問題ありませんが、面識のない関係者がメンバーに入っている場合は「BCC」を使って情報漏洩のないように気を配りましょう。

相手を思いやると好感度アップ
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「お疲れさまでした」という文面、気軽に使っていませんか?
「お疲れさまでした」は、同僚や部下に対しては使っても構いません。相手を労う言葉であり、社内では挨拶代わりともいえる言葉なので、もちろん上司にも使って大丈夫です。ところが、社外の人に対しては失礼にあたります。社外の方に対しては「お世話になっております」を使いましょう。
また、上司や目上の人によっては「お疲れさまでした」を嫌う場合もあるようです。間違いではないとはいえ、相手に不快な思いをさせないためには「○○はお疲れさまでした」「お疲れさまでした、先に失礼いたします」など、シチュエーションによって使い方を変えましょう。
このように、相手の立場を少し気遣うだけで、不快に思わせない言葉遣いを選ぶことができます。ビジネスに限らず、メールは送ってしまえば取り返して修正することはできませんので、送信ボタンを押す前に何度か読み直し、宛名や件名、内容に間違いがないかよく確かめましょう。
内容はできるだけ簡潔にわかりやすくを心がけ、「もらったら嬉しい」メールを念頭においた文面を目指してみてくださいね。

まとめ
ビジネスメールは基本さえしっかりわかっていれば難しいことはありません。顔が見えないだけに、相手を思う気持ちを忘れないでくださいね。

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